תקן תוכנה לניהול מערכת שעות ועובדי הוראה

מסמך זה יעודכן מעת לעת בהתאם לשיפורים, יכולות טכנולוגיות, מתודולוגיות עבודה, חדשנות והבשלה של הרכיבים השונים המפורטים בדרישות משרד החינוך.

פרטים נוספים ועדכונים יופיעו מעת לעת בדף זה.

בשאלות הקשורות לתקן ולבדיקות הטכנולוגיות הנדרשות ניתן לפנות אל:

תמיכת ספקים
מינהל טכנולוגיות דיגיטליות ומידע 
Tmicha_Sapakim@education.gov.il

תאיר חמו 
חברת אקספריס 
זכיין מכרז פומבי של משרד החינוך
בדוא"ל: tairhb@experis.co.il

לטובת הקמת תהליך יעיל ושלם, נעביר את נתוני התכנון ("סדין") לתוכנה לניהול מערכת השעות ועו"ה. נתונים אלו יוצגו בתוכנה כמצע לתכנון מערכת שעות מפורטת.

לאחר תכנון מערכת השעות המפורטת, היא תועבר למשרד בממשק חוזר.

למשרד יועברו שינויים שוטפים במערכת השעות, ודיווחים שוטפים נוספים, כמפורט בהמשך.

לצורך כך, יוגדרו מספר ממשקים בין המערכות:

2.1 ממשקים ממערכת משרד החינוך לתוכנה לניהול מערכת שעות:

2.1.1 נתוני עו"ה כלליים (פרטים דמוגרפיים, ותק, דרגה, וכו')

2.1.2 נתוני תכנון העסקה לעו"ה – "סדין" (מקצוע, קבוצת לימוד / כיתה, ש"ש, תפקיד)

2.1.3 טבלאות קודים כלליות (לדוגמא: קודי מקצועות, קודי תפקידים, קודי רפורמה וכו') 

2.2 ממשקים מהתוכנה לניהול מערכת שעות למערכת משרד החינוך על בסיס מערכת תל"פ:

2.2.1 נתוני מערכת שעות שבועית מפורטת

2.2.2 נתוני שעות לא מתוכננות (שעות מילוי מקום, שעות בודדות, פעילות חוץ בית-ספרית)

2.3 הנחיות כלליות לאופן דיווח הממשקים: 

2.3.1 עבור כל ממשק יידרש מנגנון העברת שגויים למערכת השולחת

2.3.2 יש לתמוך בהעברה / קבלה ראשונית + ממשקי שינויים

2.4 העברה ושיתוף מידע רגיש ו/או חסוי בין המציע למשרד לא יועברו במייל ויבוצעו על ידי מנגנון מאובטח ומוצפן להעברת קבצים (בכספת או בענן) כפי שיאושר ע"י המשרד

3.1 בכדי להתממשק למערכות המשרד על המוצר לקבל תחילה אישור משרד החינוך למוצרים דיגיטליים לפי התנאים והתקנים המפורסמים באתר זה, בכלל זה נושאי נגישות ואבטחת מידע. 

3.2 עדכון גרסאות 
ספק התוכנה יתחייב לספק עדכונים שוטפים של תיקוני באגים לגרסה הפעילה עד לפרסום גרסה חדשה. 

קהל היעד של התוכנה: התוכנה מיועדת לשימוש עובדי הוראה

תמיכה בשפות: המערכת תאפשר הזנת נתונים בעברית, ערבית ושפות נוספות בהתאם לדרישת המשרד

4.1 גיליון תכנון מערכת שעות

4.1.1 אפשרות תכנון משרה למורה.

4.1.2 אפשרות תכנון אילוצי כיתות.

4.1.3 אפשרות ניהול תקן שעות בית ספרי.

4.1.4 אפשרות חישוב היקף שעות משרה לפי רפורמה.

4.2 שיבוץ ובניית מערכת שעות

4.2.1 אפשרות שיבוץ מורים במערכת השעות כך שיהיה ניתן לשבץ יותר ממורה אחד לכיתה באותה שעה (עבור קפסולות).

4.2.2 אפשרות שיבוץ קבוצות לימוד במערכת השעות כך שיהיה ניתן לשייך לשעה במערכת יותר מקבוצת לימוד אחת מאותה כיתה (קפסולות).

4.3 ניהול שוטף של מערכת שעות בית ספרית

4.3.1 אפשרות דיווח שיבוץ מורים.

4.3.2 אפשרות קליטת מורה מחליף לאותם שעות לימוד / יום.

4.3.3 אפשרות ניהול שיבוץ על פי מספר סידורי לשעת לימוד

5.1 קיום מחולל דוחות.

5.2 אפשרות הפקת דוחות בפורמט אקסל.

5.3 בנוגע למבנה ופורמט העברת נתוני שימוש: תקינה תפורט בהמשך.

5.4 תמיכה בדוחות הבאים:

5.4.1 דוח תכנון מערכת שעות ברמה בית ספרית הדוח כולל: המקצועות על פי ארגון הלמידה, מספר השעות שהוקצו לכל מקצוע בחלוקה לפי כיתות.

5.4.2 דוח תכנון מערכת שעות ברמת מורה וברמת כיתת אם.

5.4.3 דוח שיבוץ שעות סופי ברמת מורה וברמת כיתת אם.

5.4.4 דוחות נוכחות למורים בטווח תאריכים (שבוע, חודש, מחצית, שנת לימודים), כולל אפשרות הפקת דיווח היסטורי במידה והנתונים קיימים. 

על הספק להתחייב כי מבצע גיבוי לנתונים על פי ההנחיות לגיבוי המופיעות בתקן אבטחת מידע כמפורט בסעיף 3.6 בתקן כמצוין.

7.1 התקנה, הדרכה והטמעה של התוכנה בקרב  משתמשים בבתי הספר

7.1.1 הספק ייצור קשר עם בית הספר לתיאום הקמת המערכת בביה"ס והתקנתה.

7.1.2 כל בית ספר ייערך לביצוע הפעילות תוך הקצאת כל האמצעים המתוקשבים.

7.1.3 הספק יגיע לבית הספר ביום שנקבע להתקנת התוכנה, ככל שמדובר במערכת המותקנת בענן, אין צורך להגיע פיזית במידה וניתן לבצע הפעלה/התקנה מרחוק.

7.1.4 הספק יתקין את התוכנה ויבצע את ההגדרות הדרושות (קונפיגורציה) בהתאם לצרכי בית הספר, ככל שמדובר במערכת המותקנת בענן, אין צורך להגיע פיזית במידה וניתן לבצע הפעלה/התקנה מרחוק.

7.1.5 הספק יבצע הדרכה לשימוש בתוכנה לאחר ההתקנה על פי השלבים הבאים:

7.1.5.1 הספק נדרש לתאם ולקיים פגישה עם צוות מוביל מביה"ס ביום ההתקנה. במסגרת המפגש יוצגו כל יכולות המערכת ותרומתן לניהול אפקטיבי מבוסס נתונים בבית הספר, יתבצע תיאום ציפיות, אפיון צורכי בית הספר וקביעת ההגדרות הייעודיות לבית הספר הנדרשות.

7.1.5.2 הספק יקיים פגישת הדרכה נוספת למנהל בית הספר, סגן מנהל בית הספר, לכלל צוות המורים, רכז פדגוגי, רכז תקשוב, עובדי מנהלה, כל בעל תפקיד שנדרשת לו הדרכה. ההדרכה תתבצע  תוך 30 יום לאחר ההתקנה. הפגישה  תהיה פיזית או וירטואלית בהתאם לבקשת ביה"ס ותהיה למשך שעתיים לפחות. ההדרכה תכלול תרגול על התוכנה שהותקנה לכל המודרכים  תוך שימוש בפונקציות הרלוונטיות לעבודתם. לא תתאפשר פעילות א-סינכרונית כחלופה להדרכה זו (שליחת חומרי הדרכה תהיה בנוסף ולא במקום).

7.1.5.3 הספק יקיים פגישת הדרכה במהלך חודש ינואר, לכלל המודרכים שפורטו בסעיף ב'. הפגישה תהיה פיזית או וירטואלית בהתאם לבקשת ביה"ס ותהיה למשך שעתיים לפחות. הפגישה תתמקד בריענון, שימוש במודול הגלופה של התעודות, שימוש מושכל בתוכנה, בבסיס הנתונים וקידום הניהול האפקטיבי.

7.1.5.4 ככל שתתארך ההתקשרות, הספק יבצע בשנה השנייה 2 מפגשי הדרכה שיתקיימו בתחילת השנה ולאחר הרבעון הראשון של השנה. כל מפגש הדרכה יתבצע  למנהל בית הספר, סגן מנהל בית הספר, לכלל צוות המורים, רכז פדגוגי, רכז תקשוב, עובדי מנהלה, כל בעל תפקיד שנדרשת לו הדרכה.  הפגישה  תהיה פיזית או וירטואלית בהתאם לבקשת ביה"ס ותהיה למשך שעתיים לפחות. הפגישה תתמקד בריענון, שימשו במודול הגלופה של התעודות, שימוש מושכל בתוכנה, בבסיס הנתונים וקידום הניהול האפקטיבי.

7.1.6 מדריך למשתמש - כל חומרי ההדרכה יונגשו בטקסט ובסרטוני הדרכה, הן באופן מקוון המאפשר למידה עצמית בקצב אישי, והן בפורמט הדפסה ידידותי לסביבה והקלטת הדרכות המתקיימות בביה"ס, לטובת צפייה חוזרת.
 

מועד הפעלת תקן זה החל מפתיחת שנת הלימודים תשפ"ו.