1. מבוא
מסמך זה מגדיר תקן תוכנה לניהול פדגוגי.
מסמך זה יעודכן מעת לעת בהתאם לשיפורים, יכולות טכנולוגיות, מתודולוגיות עבודה, חדשנות והבשלה של הרכיבים השונים המפורטים בדרישות משרד החינוך.
פרטים נוספים ועדכונים יופיעו בדף זה.
בשאלות הקשורות לתקן ולבדיקות הטכנולוגיות הנדרשות ניתן לפנות אל:
תמיכת ספקים
מינהל טכנולוגיות דיגיטליות ומידע
Tmicha_Sapakim@education.gov.il
תאיר חמו
חברת אקספריס
זכיין מכרז פומבי של משרד החינוך
בדוא"ל: tairhb@experis.co.il
2. מאפיינים טכניים
2.1 עמידה בתקנים ועדכונים נוספים
יש לעמוד בכל דרישות התקנים של: תקן אבטחת מידע – לספקי מוסדות החינוך, תאימות, נגישות ותנאי השימוש האחרים כמפורט באתר זה.
2.2 ניהול ארכיון (צפיה בנתונים)
על התוכנה לאפשר לבית ספר / מוסד חינוכי אשר עבר לספק אחר / תוכנה אחרת להמשיך ולצפות בנתונים משבע השנים הקודמות או בהתאמה לתקופה בה נעשה שימוש בתוכנה בבית הספר.
2.3 עדכון גרסאות
ספק התוכנה יתחייב לספק עדכונים שוטפים של תיקוני באגים לגרסה הפעילה עד לפרסום גרסה חדשה.
2.4 הנחיות כלליות לאופן דיווח הממשקים
2.4.1 העברת שגויים
עבור כל ממשק יידרש מנגנון העברת שגויים אל המערכת השולחת.
2.4.2 ממשקי שינויים
יש לתמוך בהעברה / קבלה ראשונית + ממשקי שינויים.
2.4.3 העברה ושיתוף המידע
העברה ושיתוף מידע רגיש ו/או חסוי בין המציע למשרד לא יועברו במייל ויבוצעו על ידי מנגנון מאובטח ומוצפן להעברת קבצים (בכספת או בענן) כפי שיאושר ע"י המשרד.
3. פונקציונליות
קהל היעד של התוכנה: התוכנה מיועדת לשימוש עובדי הוראה
3.1 בניית קבוצות לימוד
3.1.1. אפשרות יצירת קבוצות לימוד ללא מגבלה.
3.1.2. אפשרות ניהול שוטף (הוספה / גריעה) של משתתפים מסוג תלמידים או מסוג מורים בקבוצת הלימוד במהלך כל השנה כך שיהיה ניתן לשייך לקבוצת לימוד יותר מתלמיד / עובד הוראה אחד.
3.1.3. אפשרות שיוך הקבוצה למקצוע המשרד.
3.1.4. לאפשר יצירת מנגנון אשר מאפשר לבית הספר לראות משוב לא תקין על קבוצות לימוד.
3.1.5. לאפשר שיוך קבוצת לימוד לתוכנית חינוכית לפי רשימת תוכניות חינוכיות הקיימות במאגר התוכניות והמענים.
פירוט נוסף למאגר תוכניות חינוכיות ניתן לראות גם באתר של תכניות חינוכיות.
3.1.6. במידה והוגדרה קבוצת לימוד משויכת לתוכנית חינוכית, השיוך למקצוע יהיה אופציונאלי.
3.1.7. לאפשר להגדיר קוד מקצוע, תקופת הלימוד ליסודי ולחט"ב ורמת לימוד בהתייחס להקבצות חט"ב או קבוצות מצויינות.
3.1.8. בכל המקצועות הנלמדים במגמות כולל המקצועות אנגלית ומתמטיקה לחטיבה עליונה (כיתות י עד יב) תהיה החובה לציין מספר יחידות לימוד.
3.1.9. לאפשר לשייך לכיתה יותר מקבוצת לימוד אחת.
3.1.10. לאפשר כתיבת שורה של קבוצת לימוד רק כאשר היא תקינה - במידה וקיימת שגיאה בתהליך בניית הקבוצה אז תשלח לבית הספר הודעה מיידית הכוללת הסבר על מהות השגיאה ומה נדרש לתקנה, במהלך תהליך הבנייה של הקבוצה ולא בסיומו. (השגיאות יוגדרו במסמך התקינה לממשק)
3.2 יצירת כרטיס תלמיד
3.2.1 המערכת תאפשר ניהול פרטי תלמיד ב"כרטיס תלמיד".
3.2.2 פרטי התלמיד יכללו את פרטיו האישיים של התלמיד ואת נתוניו הנוצרים במערכת כגון: אירועי הערכה, אירועי משמעת, ציונים, חיסורים, בחינוך העל יסודי – חיסור מוצדק ושאינו מוצדק עפ" חוזר מנכ"ל נוכחות בבית הספר כמרכיב בהערכת ההישגים בחינוך העל יסודי איחורים ועוד
3.2.3 ספק / יצרן התוכנה לא יאפשר לבית הספר/ מוסד חינוכי לאפשר שינוי ו/או תוספת של:
הוספת תלמידים, פתיחת כיתה חדשה / מגמה חדשה, עדכון מאפייני שיבוץ של התלמיד: כיתת אם, תאריך תחילת שיבוץ, תאריך עזיבה, מגמה, נתיב, מסלול הסמכה, תאריך עליה לארץ.
ניהול התלמידים מבוסס על מצבת תלמידים בלבד למעט במקרים חריגים/ אירועי חירום
בהם המשרד יאפשר ניהול זמני של תלמיד בתנועה / תלמיד במעבר עד לרישומו בתהליך תקין במצבת התלמידים.
התהליך הוא אך ורק לניהול התלמיד במסגרת פדגוגית ואינו משליך על כל אספקט אחר לרבות תקציב.
3.3 הזנת נתוני מהלך שיעור
3.3.1 אפשרות דיווח פרטים על כל שיעור במערכת – נושא השיעור, שיעורי בית, חומרי לימוד.
3.3.2 חובת הזנה האם השיעור התקיים / לא התקיים. עבור שכבות על יסודי יש לאפשר למלא סיבת אי קיום השיעור מתוך רשימה סגורה: היעדרות מורה / שינוי מערכת / אילוצים חוץ בית ספריים (מצב בטחוני, שביתה, תופעת טבע). הרשימה הינה בניהול משרד החינוך בלבד.
3.3.3 לאפשר דיווח אירועי נוכחות / חיסורים / היעדרויות לתלמידים בכל שיעור.
3.3.4 לאפשר דיווח אופן העברת השיעור : ברירת מחדל - פיזי, במידה והשיעור לא התקיים באופן פיזי יש לסמן מקוון או קולי כשדה חובה למילוי בתחילת כל שיעור.
3.3.5 אופן העברת שיעור יוגדר כרכיב נפרד ללא אפשרות שינוי אלא בהנחיית המשרד מראש.
3.3.6 בכל שיעור שמתקיים, על המורה למלא לכל הפחות את הרכיבים הבאים: נוכחות ונושא השיעור, כמובן יש לאפשר את שאר הרכיבים לבחירה.
3.3.7 כל שינוי בהתייחס לסעיף 3.3.5 יתבצע רק בהנחיית משרד החינוך.
3.4 הזנת ציונים שוטפים ואירועי הערכה
3.4.1 אפשרות דיווח אירועי הערכה לכל תלמיד בכל מקצוע ובמידה וקיים גם תוכנית חינוכית.
3.4.2 אפשרות דיווח ציונים למבחנים, בחנים, עבודות, שיעורי בית ומשימות הערכה שונות (בחינוך העל יסודי) ועוד.
3.4.3 אפשרות דיווח ציונים במלל ו/או במספר, יתאפשר שימוש באחד מהם/שניהם, לבחירת ביה"ס.
3.5 הזנת אירועי התנהגות (חיובי / שלילי)
3.5.1 אפשרות דיווח אירועי התנהגות לכל תלמיד בשיעור ספציפי.
3.6 הזנת ציונים תקופתיים
3.6.1 אפשרות לחישוב ודיווח ציון תקופתי לכל תלמיד בכל מקצוע.
3.6.2 קישור לתקופת לימוד לפי הגדרה של משרד החינוך.
3.7 יצירת גלופות להפקת תעודות
3.7.1 אפשרות יצירת גלופת תעודה לכל שכבת גיל נדרשת גלופה.
3.7.2 קיום אפשרות למספר גלופות חלופיות לבית הספר, כך שיתאפשר לבית הספר בעצמו לבצע שינויים בגלופות כרצונו.
3.7.3 קיום אפשרות לביה"ס לערוך גלופה קיימת וליצור גלופה חדשה באופן עצמאי.
3.7.4 אפשרות שילוב בתעודה של הציונים התקופתיים הקיימים במערכת כולל הערות פדגוגיות לתלמיד.
3.7.5 אפשרות הפקת תעודה בודדת, לכיתת אם, לשכבה או לכל המוסד.
3.8 ניהול ציוני הגשה לבגרות
3.8.1 תמיכה במנגנון המשרד לדיווח ציון שנתי / הערכה חלופית / פנימית.
3.8.2 יכולת העברת הנתונים אל המשרד.
3.9 דיווח נוכחות, איחורים, חיסורים/היעדרויות
3.9.1 בית ספר יוכל להגדיר שליחת הודעת התראה למורה בנוגע לתלמידים שנעדרו יותר מ-3 ימים ברצף. זאת על פי הנחיית חוזר מנכ"ל מספר 0352 20.9.22 "הוראות השמירה על הקשר עם תלמידים חולים הנעדרים מהלימודים (יתאפשר לביה"ס לקבוע מספר ימי היעדרות באופן מחמיר יותר מ-3 ימים), תתאפשר הגדרה למי תשלח ההודעה (כגון: מורה / מחנכת / רכזת / יועצת וכו').
3.9.2 בחינוך העל יסודי - התראות למורים, לתלמידים ולהורים באשר להיעדרויות עפ"י חוזר מנכ"ל הנוכחות בבית הספר כמרכיב בהערכת הישגים בחינוך העל יסודי סעיף 3.7 ב.
3.9.3 בית ספר יוכל להגדיר שליחת הודעת התראה למורה מעל אחוז מסוים של ירידה בממוצע הציונים (שיקבע ע"י כל בית ספר) החצי שנתי של תלמיד, תתאפשר הגדרה למי תשלח ההודעה (כגון: מורה / מחנכת / רכזת / יועצת וכו').
3.10 שימוש בתוכנה במצב חירום
3.10.1 בדומה להגדרת דיווח מהלך שיעור בסעיף 3.3 - בית ספר נדרש לדווח דיווחי נוכחות בחירום לרבות דיווח אודות אופן קיום השיעור: פיזי / מקוון / קולי ( הגדרה של עתות מצבי חירום תעשה על ידי משרד החינוך).
3.10.2 על הספק להיות ערוך להעברת נתוני נוכחות למשרד, בנוסף לדיווח חיסורים ואיחורים, על פי תקינה שתפורסם בהמשך
3.11 טופס יצירת קשר
3.11.1 הסעיף מתייחס לדיווח בשגרה ובחירום.
3.11.2 הספק יידרש למקם את הטופס במיקום בולט במערכת.
3.11.3 פרטי הטופס מוגדרים בפניה שנעשתה על ידי המשרד לספקים שהופיעו ברשימת הספקים במכרז מכרז מספר 99/05.2023: הקמת רשימת ספקים לאספקת תוכנות לניהול פדגוגי ותוכנות לניהול מערכת שעות ועובדי ההוראה, לשימוש בתי ספר במערכת החינוך לשנת תשפ"ד. על הספקים להשלים את פיתוח הטופס על לתאריך 1.7.2025.
4. תמיכה בשפות
עברית, ערבית ושפות נוספות בהתאם לדרישת המשרד.
5. ממשקים אל מערכות המשרד והעברת נתונים בין המשרד לספק התוכנה
אופן העברת הנתונים בקישור להלן:
שליחת וקבלת מידע מהמשרד לספקים מאושרים - מפרט ממשקים
5.1 יכולת מלאה של העברת כל הנתונים הנדרשים אל המשרד וקבלת הנתונים הנדרשים מהמשרד כולל יכולת שליחת הנתונים אל מערכת "נתונים מרוכזים ממוסדות" של המשרד באופן אוטומטי.
5.2 העברת הנתונים מהספק אל המשרד תתבצע באופן אוטומטי לפי הגדרת התדירות להלן.
יצוין כי המשרד מאפשר משלוח ממשק מלא או משלוח ממשק עדכונים בלבד.
5.3 על הספק לוודא שלא נשלחים למשרד החינוך קבוצות לימוד ללא נתוני חובה, כגון: מספר מקצוע בית ספרי ושלב חינוך (במטרה למנוע קובצי משוב שגויים).
5.4 על הספק לאפשר למוסד לראות / לקבל את המשובים המתקבלים ממשרד החינוך בנוגע לממשקים אשר נשלחו דרך המערכת. כל מוסד יראה את המשובים שלו בלבד, גם את אלו התקינים.
5.5 על הספק להצהיר כי הוא מתחייב שכל השינויים בממשקי התוכנה הנדרשים לחיבור מול המשרד יחוברו ויפעלו החל מ 15/8/2025 .
נציין כי בדיקה זו תתבצע לאחר ההתממשקות למערכות המשרד ותבוצע על ידי נציגי המשרד המתאימים.
5.6 ממשק קבוצות לימוד:
קבוצת הלימוד היא ישות המגדירה קבוצת תלמידים / מורים לכל מקצוע/נושא/תכנית חינוכית הנלמדים בבית הספר עבור כל כיתות האם. בנוסף, לכל כיתה מוגדרת קבוצות לימוד לכל נושאי המקצועות השונים.
על הספק להעביר את כל קבוצות הלימוד והתוכניות חינוכיות במוסד בכל הוספה של קבוצה חדשה ועדכון קבוצה ו/או תוכנית חינוכית.
בנוסף ברמה שבועית יישלחו כל הנתונים באופן מלא.
5.7 משתתפי קבוצות לימוד:
לכל קבוצה ישויכו תלמידים ומורים.
על הספק להעביר את כל הנתונים במוסד בכל הוספה ועדכון הזנת נתונים המכילים שמות : על הנתונים המוזנים לתוכנה המכילים שמות אנשים בעלי תפקיד להיות מוזנים בשפה העברית. אפשר להוסיף שמות גם שפה אחרת אך שם בעל התפקיד חייב להופיע ולהיות מועבר בעברית.
5.8 ממשק דיווח נוכחות, איחורים וחיסורים: על הספק להעביר נתוני איחור וחיסור לתלמידים ברמת שעת לימודים במערכת השעות ובסיום הזנת הנתונים ובכל עדכון שינוי במערכת הפדגוגית.
בעתות חירום על הספק להעביר דיווחי נוכחות בהתאם להנחיית המשרד.
5.9 ממשק מהלך שיעור: על הספק להעביר נתוני מהלך שיעור ברמת שעת לימודים במערכת השעות ובסיום הזנת הנתונים, בכל עדכון שינוי במערכת הפדגוגית.
5.10 ממשק פעילות חוץ בית ספרית: על הספק להעביר נתוני פעילות חוץ בית ספרית ופרטי אישור של אפוטרופוסים לתלמידים ברמת שעת לימודים במערכת.
5.11 ממשק ציונים שוטפים ואירועי הערכה: במהלך שנת הלימודים תשפ"ה תפורסם תקינה עבור ממשק ציונים שוטפים ואירועי הערכה.
על הספק להעביר את הנתונים פעם ביום ברמת כל תלמיד.
5.12 ממשק אירועי התנהגות: במהלך שנת הלימודים תשפ"ה תפורסם תקינה עבור ממשק אירועי התנהגות ודיווח הערות התנהגות.
על הספק להעביר את הנתונים פעם ביום ברמת כל תלמיד.
5.13 ממשק ציונים תקופתיים: במהלך שנת הלימודים תשפ"ה תפורסם תקינה עבור ממשק ציונים מסכמים -תעודות מחצית / שליש.
על הספק להעביר את הנתונים אחת לתקופה ברמת תלמיד.
5.14 ממשק יצירת קשר:
הממשק מבוסס על טופס שמטרתו לוודא יצירת קשר מיידי, ראשוני ושוטף עם התלמידים.
הממשק מיועד לדיווח במצב שגרה ובמצב חירום.
על הספק להעביר את הנתונים פעם ביום ברמת כל תלמיד.
5.15 ממשק מערכת שעות:
הממשק מבוסס על רכיב מערכת שעות של ביה"ס ויועבר על ידי ספק מערכת תוכנה לניהול פדגוגי.
על הספק להעביר את הנתונים בהתאם לתדירות שתוגדר במסמך התקינה.
6. טפסים
טפסים שפותחו/יפותחו על ידי המשרד או טפסים שפותחו/יפותחו על הספק, נדרש להנגישם במיקום ייעודי וברור לשימוש צוותי המורים, תלמידים וההורים כדוגמת הטפסים הבאים:
הצהרת בריאות, אישורי יציאה לטיולים/ימי פעילות מחוץ לשטח בית הספר, אישור צילום/פרסום תמונות, אישור בינה מלאכותית, טופס יצירת קשר וכדומה בהתאם לדרישות המשרד.
7. דוחות
7.1 קיום מחולל דוחות.
7.2 אפשרות הפקת דוחות בפורמט אקסל.
7.3 תמיכה בדוחות הבאים:
7.3.1 רשימת קבוצות לתלמיד/למורה/למקצוע/לכיתת אם/"סדין" (ה"סדין" הינו רשימה
מרוכזת ברמת כיתה שכוללת את רשימת כל התלמידים מול רשימת כל הקבוצות באותה כיתה. את הדוח ניתן להפיק ברמת כיתת אם / שכבה / בית הספר).
7.3.2 דוח משתתפים בקבוצה למורה / לכיתת אם / לשכבה / למקצוע / לקבוצה.
7.3.3 דוח תלמידים לפי מגמה הכולל אפשרות להצגת תלמיד הרשום בשתי מגמות.
7.3.4 דוח תלמידים שאין להם קבוצת לימוד במקצוע מסוים לפי מקצוע וגם שכבה/כיתת אם/תלמיד.
7.3.5 דוח מהלך שיעור לקבוצה / מורה / כיתת אם / שכבה בטווח תאריכים.
7.3.6 נוכחות תלמידים לפי כיתת אם / קבוצה / תלמיד.
7.3.7 ריכוז ציונים לפי כיתת אם / מחנך / מקצוע בטווח תאריכים.
7.3.8 ריכוז ציונים לפי כיתת אם / מחנך / מקצוע בטווח תאריכים עם אפשרות לניתוח.
7.3.9 נתונים לפי ממוצע במקצוע, סטיית תקן ומיונים.
7.3.10 הערכות תלמידים לפי תלמיד / כיתת אם, אפשרות חיתוך לפי מקצוע ולפי טווח תאריכים. הצגת כל האירועים ופרטי הציונים, כולל מיקומו בממוצע כיתתי.
7.3.11 הערכות לכיתת אם – דוח ציונים / אירועי הערכה לכיתת אם לפי מקצוע / קבוצה.
7.3.12 התנהגות תלמידים לפי כיתת אם / קבוצה / מורה / תלמיד.
7.3.13 אפשרות פילוח לפי סוג אירוע (אירועי הצטיינות, משמעת ועוד).
7.3.14 ריכוז ציונים לכיתה.
7.3.15 הפקת טיוטת תעודה לתלמיד / לכיתת אם / לגלופה והפקת תעודות גרסה סופית.
7.3.16 מצב דיווח ציון שנתי לפי תלמיד/קבוצת לימוד/סמל שאלון.
7.3.17 מצב דיווח קליטת ציוני בחינות הבגרות הכולל: ציון שנתי ,ציון בחינה וציון סופי.
7.3.18 דוחות שימוש במערכת:
הפקת מידע לנתונים ברמה יומי אודות שימוש במערכת, מי משתמש (מורה/ הורה/ תלמיד), לאן נכנס, מספר כניסות, שעות כניסה, רכישה ושימוש רכיבים תוספתיים.
8. גיבוי
על הספק להתחייב כי מבצע גיבוי לנתונים על פי ההנחיות לגיבוי המופיעות בתקן אבטחת מידע כמפורט בסעיף 3.6 בתקן.
9. הדרכה הטמעה ותמיכה
9.1 התקנה, הדרכה והטמעה של התוכנה בקרב משתמשים בבתי הספר.
9.1.1 הספק ייצור קשר עם בית הספר לתיאום הקמת המערכת בביה"ס והתקנתה.
9.1.2 כל בית ספר ייערך לביצוע הפעילות תוך הקצאת כל האמצעים המתוקשבים.
9.1.3 הספק יגיע לבית הספר ביום שנקבע להתקנת התוכנה, ככל שמדובר במערכת המותקנת בענן, אין צורך להגיע פיזית במידה וניתן לבצע הפעלה/התקנה מרחוק.
9.1.4 הספק יתקין את התוכנה ויבצע את ההגדרות הדרושות (קונפיגורציה) בהתאם לצרכי בית הספר, ככל שמדובר במערכת המותקנת בענן, אין צורך להגיע פיזית במידה וניתן לבצע הפעלה/התקנה מרחוק.
9.1.5 הספק יבצע הדרכה לשימוש בתוכנה לאחר ההתקנה על פי השלבים הבאים:
א. הספק נדרש לתאם ולקיים פגישה עם צוות מוביל מביה"ס ביום ההתקנה. במסגרת המפגש יוצגו כל יכולות המערכת ותרומתן לניהול אפקטיבי מבוסס נתונים בבית הספר, יתבצע תיאום ציפיות, אפיון צורכי בית הספר וקביעת ההגדרות הייעודיות לבית הספר הנדרשות.
ב. הספק יקיים פגישת הדרכה נוספת למנהל בית הספר, סגן מנהל בית הספר, לכלל צוות המורים, רכז פדגוגי, רכז תקשוב, עובדי מנהלה, כל בעל תפקיד שנדרשת לו הדרכה. ההדרכה תתבצע תוך 30 יום לאחר ההתקנה. הפגישה תהיה פיזית או וירטואלית בהתאם לבקשת ביה"ס ותהיה למשך שעתיים לפחות. ההדרכה תכלול תרגול על התוכנה שהותקנה לכל המודרכים תוך שימוש בפונקציות הרלוונטיות לעבודתם. לא תתאפשר פעילות א-סינכרונית כחלופה להדרכה זו (שליחת חומרי הדרכה תהיה בנוסף ולא במקום).
ג. הספק יקיים פגישת הדרכה במהלך חודש ינואר, לכלל המודרכים שפורטו בסעיף ב'. הפגישה תהיה פיזית או וירטואלית בהתאם לבקשת ביה"ס ותהיה למשך שעתיים לפחות. הפגישה תתמקד בריענון, שימוש במודול הגלופה של התעודות, שימוש מושכל בתוכנה, בבסיס הנתונים וקידום הניהול האפקטיבי.
ד. ככל שתתארך ההתקשרות, הספק יבצע בשנה השנייה 2 מפגשי הדרכה שיתקיימו בתחילת השנה ולאחר הרבעון הראשון של השנה. כל מפגש הדרכה יתבצע למנהל בית הספר, סגן מנהל בית הספר, לכלל צוות המורים, רכז פדגוגי, רכז תקשוב, עובדי מנהלה, כל בעל תפקיד שנדרשת לו הדרכה. הפגישה תהיה פיזית או וירטואלית בהתאם לבקשת ביה"ס ותהיה למשך שעתיים לפחות. הפגישה תתמקד בריענון, שימשו במודול הגלופה של התעודות, שימוש מושכל בתוכנה, בבסיס הנתונים וקידום הניהול האפקטיבי.
ה. מדריך למשתמש - כל חומרי ההדרכה יונגשו בטקסט ובסרטוני הדרכה, הן באופן מקוון המאפשר למידה עצמית בקצב אישי, והן בפורמט הדפסה ידידותי לסביבה והקלטת הדרכות המתקיימות בביה"ס, לטובת צפייה חוזרת.
10. תחולה
מועד הפעלת תקן זה החל מפתיחת שנת הלימודים תשפ"ו.
לקובץ תקן תוכנה לניהול פדגוגי