​תקן תוכנה כספית למוסדות חינוך

שינויים מהוראה קודמת באותו נושא 

הוראה זו מחליפה את סעיף 2.7-23 בחוזר הוראות הקבע סב/7(ב) בשל שינויים והתאמות בתקינה בעקבות שינויים בדרישות אבטחת מידע והתאמות לדרישות חוזרי המנכ"ל בנושאי תשלומי הורים, ניהול עצמי, תרומות וכד'. 

הסטטוס: החלפה. 

הוראות קודמות שהוראה זאת מבטלת: סעיף 3.7-79 בחוזר הוראות הקבע עד/1(א), "תקינה לתוכנה כספית לבתי הספר". 

הוראות קודמות בנושאים קשורים

• סעיף 3.6-8 בחוזר הוראות הקבע תשע/3(א), "מאגרי מידע בבתי הספר – רישום, דיווח ואבטחת מידע"
• סעיף 3.11-9 בחוזר הוראות הקבע סג/3(א), "תשלומי הורים", והתיקונים לסעיף זה: סעיף 3.11-10 בחוזר סג/6(א), סעיף 3.11-11 בחוזר סד/2(א) וסעיף 3.11-12 בחוזר סד/4(א).
• הוראת הקבע 0041 בחוזר עח/2, "מעבר בתי הספר היסודיים לניהול עצמי: עקרונות המדיניות ומודל היישום". 

הגורם האחראי

1. א. שם היחידה: המינהל לתקשוב ולמערכות מידע
   ב. בעל התפקיד: מנהל חטיבת תקשוב ושירות למערכת החינוך
   ג. מס' הטלפון: 077-5719559 ו-03-9298150
   ד. מס' הפקס: 077-5719570
   ה.  itzhakle@education.gov.il
2. א. שם היחידה: מינהלת בתי הספר בניהול עצמי במינהל הפדגוגי
   ב. בעל התפקיד: הממונה על ניהול עצמי ותקצוב דיפרנציאלי
   ג. מס' הטלפון: 02-5603991
   ד. הדוא"ל: rachelelni@education.gov.il

2.1.5 על המערכת להיות גמישה לשם עריכת תוספות ושינויים שינבעו משינויים בחוקי מדינת ישראל ובתקנותיה.

2.1.6 על המערכת לכלול בקרות וכלי אבטחת מידע בהתאם לנוהלי משרד החינוך והתקנים שהוא פרסם. 

2.1.7 על המערכת להיות רב-שנתית ולאפשר לנהל בשנת לימודים נתונה את הנתונים הכספיים של שנת הלימודים השוטפת ובד בבד לאחזר (בצפייה בלבד) נתונים כספיים של שנים קודמות ולבצע פעולות תכנון לשנת הלימודים הבאה. עם זאת, המערכת תחסום אפשרות עדכון של נתונים כספיים של שנים שבוצעה לגביהן סגירה. 

2.1.8 המערכת תכיל אפשרות לניהול משתמשים והרשאות ברמות שונות: מנהל מערכת (Administrator) שיוכל להגדיר הרשאות ברמות שונות ולמודולים שונים, מבקר רשותי (רואה חשבון מוסמך מטעם הרשות המקומית), וכן משתמש בית-ספרי. 

2.1.9 מנהל מערכת (Administrator) ומבקר רשותי (רואה חשבון או מלווה מטעם הרשות המקומית) יוכלו לבצע עדכונים ושינויים במידע של שנים קודמות. 

2.1.10 על המערכת לאפשר הפסקה זמנית (PAUSE) של עבודה בכל מסך במערכת ללא צורך ביציאה ממנה. חידוש העבודה עם הקשת הסיסמה של המשתמש, בהתאם לנאמר בתקן אבטחת המידע המפורסם באתר זה. 

2.1.11 על המערכת לבצע אוטומטית, לפחות פעם ביום, גיבוי קבצים בענן האינטרנטי (קובצי משתמש database + קובצי מערכת), לאמצעי גיבוי הנמצא מחוץ למתקן מוסד החינוך. 

2.1.12 על המערכת לבצע שחזור (במקרה הצורך) בפרק זמן שלא יעלה על 24 שעות ממועד קרות התקלה. 

2.1.13 על המערכת לאפשר יצוא מידע בפורמט של גיליון אלקטרוני, וכן להיות כשירה לייצא מידע בפורמטים נוספים. 

2.1.14 על המערכת לאפשר יבוא ויצוא של נתוני כל המידע וטבלאות המערכת לקובצי פורמט ASCII

2.1.15 על המערכת לאפשר יבוא של נתונים וטבלאות בפורמטים של גיליון אלקטרוני ולקובצי ASCII

2.1.16 המערכת תאפשר לבצע את הבקרות האלה: 

1. בדיקות רציפות של קבלות, חשבוניות ושיקים, לרבות בין חשבונות בנק שונים המנוהלים על ידי בית הספר 
2. זיהוי ומניעה של כפילות של מספרי חשבוניות וחשבונות לתשלום של אותו ספק, לרבות בין חשבונות בנק שונים המנוהלים על ידי בית הספר (אף שנתוני החשבונות מופרדים, כמפורט להלן); זאת באמצעות התראה למשתמש 
3. תיעוד כל הפעולות במערכת, לרבות זיהוי המשתמש המבצע את הפעולה ומועד ביצועה 
4. ביצוע פעולות כגון - 
• סטורנו (ביטול של פעולה); 
• העברה מסעיף לסעיף. 

2.1.17 המערכת תאפשר לכל מוסד חינוך ניהול של כמה חשבונות בנק, ותישמר הפרדה מוחלטת בין נתוני החשבונות השונים: נתונים לניהול חשבון תשלומי הורים ונתונים לניהול החשבון השוטף של מוסד החינוך. במידת הצורך תאפשר המערכת ניהול נתונים של חשבונות נוספים שיהיו מופרדים מיתר החשבונות. 

2.1.18 התוכנה תנהל אינדקס אחיד של סעיפי הנהלת חשבונות ברמת הרשות המקומית, לרבות פתיחה ומחיקה של סעיפים בשליטת הרשות המקומית, באופן שאינדקס הסעיפים בכל בתי הספר יעודכן אוטומטית. בתי ספר שייכנסו לניהול עצמי יחויבו בניהול אינדקס אחיד ברמת הרשות המקומית. הנחיה זו תקפה גם לבתי ספר המנוהלים באמצעות בעלות חינוך שאיננה רשות מקומית. כמו כן התוכנה תכיל מדריך למשתמש דיגיטלי שאפשר להדפיסו. 

2.2 קישור למערכות אחרות בבית הספר 

2.2.1 ממשק למערכת המנב"סנט של משרד החינוך
- הקישור למערכת המנב"סנט של משרד החינוך ייעשה באמצעות מסד נתונים לקריאה בלבד (VIEW) המסופק עם תוכנת המנב"סנט. 

2.2.2. יצוא קובץ מאגר מידע כספי
התוכנה תאפשר יצוא נתונים מהתוכנה הכספית באמצעות קובץ למאגר המידע הכספי של משרד החינוך שבמנבסנ"ט. לצורך זה תאפשר התוכנה הכספית שיוך כרטיסים לאינדקס האחיד של משרד החינוך ברשויות המנהלות אינדקס רשותי. השיוך יבוצע פעם אחת ברשות. (פירוט מבנה הקובץ ופרטי הממשק מובאים בנספח א להלן). התוכנה גם תתריע על אי-הפקת קובץ למאגר לקראת תום תקופת הדיווח ותחסום את האפשרות להמשך עבודה במערכת לאחר תום תקופת הדיווח, וזאת עד להפקת קובץ למאגר. 

3.1.4 מודול ספקים ונותני שירותים 

3.1.5 כרטיס תלמיד/בית אב 

3.1.6 מודול דוחות ושאילתות, לרבות כרטיסי הנהלת חשבונות ברמת נושא בכל שכבה. 

3.2 פירוט המודולים ומרכיביהם

3.2.1 המודול עוסק בניהול ובתכנון פעילויות ושימושים בכספי המוסד החינוכי בהתאם לתקבולים הצפויים.

להלן פירוט מרכיבי המודול: 

א. ניהול המקורות התקציביים

המערכת תנהל את טבלת המקורות התקציביים המפורטים להלן בחלוקה לפי סוגים (הקצבה, תמיכה מיוחדת, רכש): 

• משרד החינוך 5 
• בעלויות חינוך 
• רשות מקומית 
• תשלומי הורים
• תרומות
• פעילויות חיצוניות של בתי-ספר, לפי השימושים המותרים בחוזרי המנכ"ל המתעדכנים מעת לעת 
• ריבית מפיקדונות בבנקים. 

טבלת המקורות תהיה פתוחה להוספה של מקורות נוספים בהתאם לצורכי בית הספר ולעדכון של המקורות התקציביים. המערכת לא תאפשר ביטול מקורות שנעשה בהם שימוש. 
ב. ניהול סעיפי התקציב
המערכת תנהל טבלת בסיס של עץ סעיפי התקציב ותאפשר היררכיה בלתי מוגבלת שלהם. לדוגמה: טיולים וסיורים; טיולים וסיורים שכבה א'; טיולים: טיול קצר, טיול ארוך; סיורים, סיור להכרת היישוב; סיור במוזיאון; טיולים וסיורים שכבה ב' וכו'(. 
ג. תכנון תקציבי 

1. המערכת תכלול אפשרות לתכנון סעיפי התקציב בהתאם לתקבולים הצפויים מהמקורות התקציביים. 
2. המערכת תאפשר העתקת תקציב משנת לימודים אחת לשנת לימודים אחרת. 
3. המערכת תאפשר יצוא של התוכנית התקציבית לפי שנת לימודים לגיליון אלקטרוני. 
4. המערכת תאפשר ביצוע שינויים (הוספה/הסרה/עדכון סעיפים).
5. המערכת תסכום לכל סעיף תקציבי היררכי את כל הסעיפים ברמה שמתחתיו.
6. המערכת תאפשר להקפיא תקציב מאושר ותחסום אותו לשינויים, למעט על-ידי משתמש בעל הרשאה מתאימה.
7. המערכת תכיל מנגנון לבניית תקציב לפעילות על פי אומדן עלות לרכיבי העלות של הפעילות, תוך הבחנה בין עלות קבועה (לדוגמה: הסעה לאתר הפעילות) לבין עלות משתנה (לדוגמה: כרטיס כניסה לאתר), ותאפשר פירוט ברמה של סוג היחידה, המחיר ליחידה, כמות היחידות, התקציב הכולל הנוסף והעלות הכוללת. 

ד. תכנון ביצועו של התקציב
 המערכת תכלול כלים לתכנון ביצועו של התקציב: 

1. קישור סעיפי התקציב למקורות התקציביים 
2. החלת תאריכי צפי למימוש התקבולים מהמקורות התקציביים
3. החלת תאריכי צפי למימוש סעיפי התקציב. 

ה. קישוריות למודול הנהלת חשבונות (תזרים מזומנים)

1. המערכת תאפשר השוואות של סעיפים בין תכנון תקציבי לביצוע בפועל ותתריע במקרים של חריגה מהתקציב על ידי הקפצת הודעה מתאימה במערכת. 
2. המערכת תאפשר ביצוע שריון תקציבי לפעילויות. 
3. המערכת תאפשר ביצוע העברות תקציביות בין סעיפי התקציב לפי הוראה של משתמש בעל הרשאה מתאימה. 
4. המערכת תאפשר העברה של יתרת התקציב בחשבון ההורים מסעיף מסוים לאותו הסעיף בלבד, ותחסום אפשרות חריגה מתקציב ששוריין לסעיף זה.
5. המערכת תאפשר בניית תוכנית גבייה על פי תקציב מתוכנן.
6. המערכת תאפשר בניית תקציב על פי אחוז הגבייה הצפוי ועל פי צפי המלגות ממשרד החינוך, מהרשות המקומית ומתורמים. 
7. המערכת תאפשר העברת עודפי/חוסרי סוף שנת הלימודים לתקציב השנה הבאה: המערכת תחשב את יתרת העודף ברמת כרטיס תלמיד בהתייחס לכספים שנגבו, לרבות התייחסות לחלק היחסי שנגבה בעקבות מלגות שניתנו ותשלומים שבוצעו בכל סעיף תקציבי, ואת גובה ההחזר לתלמיד או הניכוי מהגבייה של השנה העוקבת. 

ו. שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים
המערכת תאפשר הפקת דוחות כמפורט להלן ברמות ובפילוחים שונים, בהתאם לתאריכי אסמכתא ולתאריכי ערך שייקבעו על ידי המשתמש, עם אפשרות להדפסתם: 

1. הצעת תקציב - תכנון 
2. ביצוע מול תכנון (אפשרות לחיתוכים, כגון נושא גבייה, נושא הוצאות, נושא הנחות ועוד)
3. שריוני תקציב
4. אירועי תקציב עתידיים
5. שינויים תקציביים
6. דוח השוואות בין ביצוע (ניצול) תקציבי בשנים מסוימות
7. מעקב אחר ביצוע העברות מסעיף תקציבי למשנהו. 

3.2.2 מודול גבייה
למודול זה שני תת-מודולים: תת-מודול גבייה ותת-מודול הפחתת חיוב, כמפורט להלן:

תת- מודול גבייה – פירוט מרכיביו:  

א. תכנון הגבייה
המערכת תאפשר לתכנן את הגבייה, כמפורט להלן: 

• יצירת תוכנית הגבייה - מסגרת התשלומים לשכבה/לכיתה/למגמה 
• סימון מרכיבי התשלום כתשלומי חובה, כתשלומי רשות, כתשלומים מרצון או כתל"ן 
• פתיחה אוטומטית של כרטיס תקבולים לבית-אב/לתלמיד על פי מסגרת התשלומים ופרופיל התלמיד (השתייכותו לבית-אב, לשכבה, לכיתה ולמגמה) ועל פי תוכנית הפחתות חיוב (ראה תת-מודול הפחתות חיוב). 

ב. סוגי התשלום
המערכת תאפשר לטפל בסוגי התשלום האלה: 

• תשלום מזומן, להפקדה מיידית בחשבון בית-הספר 
• תשלום עתידי, שיופקד על ידי בית הספר או יועבר על 7 ידי הבנק/חברת האשראי לחשבון מוסד החינוך במועד הפירעון. 

ג. אמצעי התשלום
המערכת תאפשר טיפול במגוון אמצעי תשלום: 

• תשלום מזומן (הסכום, שם המשלם, התאריך) 
• תשלום בשיק (פרטי השיק: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון הבנק, מספר השיק, הסכום, שם המשלם, תאריך הקבלה, תאריך הפירעון) 
• תשלום בכרטיס אשראי (פרטי העסקה: חברת האשראי, מספר הכרטיס, תאריך התוקף, הסכום, שם המשלם, תאריך הקבלה, מספר התשלומים, תאריכי התשלום, סוג המסלול - רגיל או קרדיט) 
• תשלום בהוראות קבע (פרטי ההוראה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון הבנק, הסכום, שם המשלם, מטרת התשלום, התאריך)
• תשלום בהעברה בנקאית (פרטי ההעברה: שם הבנק, מספר סניף הבנק, מספר חשבון הבנק, הסכום, שם המשלם, מטרת התשלום, התאריך)
• תשלום באמצעות אתר אינטרנטי או באמצעות אפליקציה (אשראי)(פרטי העסקה: חברת האשראי, מספר הכרטיס, תאריך התוקף, הסכום, שם המשלם, תאריך הקבלה, מספר התשלומים, תאריכי התשלום, סוג המסלול – רגיל או קרדיט). 

ד. ניהול התקבולים
המערכת תאפשר לנהל את התקבולים, כמפורט להלן: 

• ניהול התקבולים ממקורות שונים, כמפורט ב-1.2.3-א לעיל 
• ניהול התקבולים בכל סוגי התשלום ולכל אמצעי התשלום - ניהול הגבייה על-פי בסיסים שונים: 
1. בית-אב/תלמיד (קבלה תופק על שם ההורה המשלם)
2. כיתה/קבוצת לימוד 
• שריון התקבול לסעיפי תקציב/לפעילויות מסוימות (החלק היחסי של התקבול יירשם בכרטיס המתאים במודול הנהלת- חשבונות)
• ביצוע מהלך "סגירת יום": התאמת הקופה לסך כל התקבולים שנתקבלו באותו יום, סיכומים ברמת כל אמצעי תשלום, אפשרות לפירוט לפי אמצעי התשלום (לצורך בדיקה במקרים של אי-התאמה). 

ה. קישור לתת-מודול הפחתות חיוב
מודול הגבייה יהיה מקושר למודול הפחתות החיוב כדי שהפחתות החיוב המגיעות לתלמיד יופיעו באופן אוטומטי בזמן חישוב הסכום לתשלום(ראה להלן בתת-מודול הפחתות חיוב).

ו. קישור למודול הנהלת חשבונות
לכל בית-אב ייפתח כרטיס בהנהלת חשבונות. יבוצע עדכון אוטומטי של הכרטיסים הרלוונטיים בכל פעילות גבייה. 

ז. הפקת הודעות והתראות
המערכת תאפשר הפקת מכתב, הודעת דואר אלקטרוני ו/או מסרון באופן אוטומטי להורי תלמידים החייבים בתשלום. 

ח. שאילתות ודוחות תפעוליים
המערכת תאפשר את הפרתם של השאילתות והדוחות האלה: 

• תוכנית גבייה לבית הספר/לשכבה /למגמה/לכיתה/לבית- אב/לתלמיד 
• דוח גבייה כיתתי 
• דוח גבייה לפי בתי-אב
• דוח גבייה לפי פעילות
• דוח צפי לתקבולים
• דוח תשלומים מעותדים לפי תאריכי פירעון 
• דוח שיקים/הוראות קבע שחזרו או בוטלו. 

ט. דוחות ניהוליים
המערכת תאפשר את הפקתם של הדוחות הניהוליים האלה: 

• דוח גבייה שכבתי 
• דוח גבייה לפי סעיפים תקציביים לחיוב
• דוח גבייה לפי אמצעי תשלום.

תת-מודול הפחתות חיוב ומלגות – פירוט מרכיביו 

א. הבחנה בין סוגי "הפחתה מחיוב"(זיכוי) 

המערכת תאפשר הבחנה בין סוגי הפחתות אלה:

1. סירוב: הפחתת חיוב עקב ויתור מראש על השתתפות בפעילות או סירוב לשלם
2. החזר: החזרת כספים למשלם כתוצאה מאי-השתתפות תלמיד בפעילות או מאי-ניצולם למטרה שלשמה נגבו או החזרת פיקדון (המערכת תאפשר החזר חלקי ורישום של יתרת ההחזר כדמי שימוש או כתרומה). 

ב. ניהול הפחתות על בסיס חתכים מסוימים, כמפורט להלן: 

• תלמיד/לומד
• בית-אב 
• קבוצות לימוד מסוגים שונים, כגון שכבה, כיתה, מגמה ועוד
• בסיס הפעילות, כגון טיול שנתי, תל"ן ועוד. 

ג. שיוך ההפחתה לסעיפי חיוב
המערכת תציג את סוג ההפחתה ואת סכומה הן תחת סעיף החיוב במודול הגבייה והן בקבלה המופקת מהמערכת.  

ד. קישור אוטומטי בין הפחתות
המערכת תאפשר קישור אוטומטי בין הפחתות שניתנו לכרטיסי הנהלת החשבונות המתאימים, לרבות קישור לכרטיסי מלגות.  

ה. מלגות
המערכת תאפשר בניית תוכניות מלגות לתלמיד/ללומד בהתאם למדיניות מוסד החינוך ובהתאם להנחיות משרד החינוך והרשות המקומית. המערכת תאפשר את זיכוי המלגה באופן אוטומטי לקבוצות של תלמידים/לומדים המפורטות להלן (ללא התערבות ידנית):

• מלגות לבתי אב
• מלגות לתלמידי/לומדי שכבה, כיתה, קבוצת לימוד, מגמה 
• מלגות לפעילות.

3.2.3 מודול הנהלת חשבונות

מודול זה כולל 4 תת-מודולים, כמפורט להלן:
תת-מודול הנהלת חשבונות
תת-המודול הנהלת חשבונות כולל פעולות אלו:

א. ניהול חשבונות בשיטה הדו-צידית
ב. ניהול חשבונות הן על בסיס מצטבר והן על בסיס מזומן (הערה: הכנסות סל תלמיד ניתן לרשום על בסיס מצטבר, וללא רישום על בסיס מזומן. עבור יתר ההכנסות יתאפשר רישום הן על בסיס מצטבר והן על בסיס מזומן).
ג. ניהול כרטיסי הנהלת חשבונות (המאפשרים מיון לסעיפים מאזניים ותוצאותיהם) ברמת תלמיד וברמת סוג ההוצאה וההכנסה (טיולים, סל תרבות וכו'). 
ד. ביצוע פקודת היומן באופן אוטומטי, באמצעות ממשק עם המודולים השונים שבמערכת, ולא ידנית על-ידי המשתמשים (עם זאת, המערכת תאפשר הקלדת פקודות יומן באופן ידני על-ידי משתמש בעל הרשאה מתאימה) 
ה. קיום אינדקס חשבונות והתאמה לסעיפי משרד החינוך (טבלת המרה רשותית עבור בתי"ס בניהול עצמי)
ו. רישום ותיעוד של תקבול מהרשות המקומית הכולל חיוב בגין צריכת שירותים או נושאים אחרים שחויבו באמצעות הרשות המקומית, באופן שרישום החיוב (הקיזוז) מהתקבול שהועבר לבית הספר יירשם כהוצאה ולא כהקטנת הכנסה 
ז. ביצוע פעולות סטורנו (ביטול)
ח. העברת נתונים משנה שנה (העברת יתרות פתיחה).

תת-מודול קופה קטנה
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:

א. ניהול קופה קטנה (הוצאות, הכנסות) 
ב. קישור למודול הנהלת חשבונות שיאפשר שיוך אוטומטי של הוצאות לכרטיסי הנהלת חשבונות
ג. הגבלת גובה מחזור הקופה בהתאם להנחיות הרשות המקומית ומשרד החינוך
ד. ביצוע פעולות סטורנו (ביטול)
ה. ביצוע שאילתות והפקת דוחות תפעוליים וניהוליים

• התפלגות לפי סוגי ההוצאות (ובכלל זה שם מוציא ההוצאה ושם מאשרה)
• ס"כ ההוצאה לתקופה
• תאריכי השלמת הקופה לדמי המחזור.

תת-מודול התאמת בנק
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:

א. ביצוע התאמות בנק ואיתור תנועות(לפי סכומים, אסמכתאות ותאריכים)
ב. קליטת נתוני הפקדות (דפי בנק), לרבות קליטה אוטומטית,
ג. הפקת דוח התאמת בנקים.
ד. התרעה במקרה שלא נעשה שימוש בתת-מודול התאמת בנק במשך 30 יום כדי לוודא התאמת בנק לפחות כל 30 יום (במקרה זה 10 תאפשר המערכת למשתמש לדווח כי לא היו תנועות בחשבון או לבצע התאמות בנק אם כן היו תנועות בחשבון)
ה. מניעת אפשרות ליצירת קובץ למאגר מידע כספי כאשר יש תנועות בנק פתוחות למועד הדיווח
ו. במקרה שהמערכת נחסמה לאחר שמועד הדיווח למאגר הסתיים (כמפורט ב-2.2 לעיל) – מתן אפשרות לבצע את הפעולות הבסיסיות הדרושות לצורך סגירת התאמות בנק בלבד, ולאחר מכן אפשרות לדיווח למאגר בלבד.

תת-מודול בנקים וחברות אשראי
להלן פירוט מרכיביו של תת-מודול זה:  

א. מתן אפשרות לעבודה עם כמה חשבונות בנק  

ב. הנפקת אישור הפקדות לבנק לפי אמצעי תשלום (ראה 2.2.3-ג לעיל) 

ג. ניהול תקבולים באמצעות כרטיסי אשראי  

ד. ניהול שיקים עתידיים ומעקב אחריהם  

ה. ניהול שיקים חוזרים ומעקב אחריהם  

ו. ניהול עמלות ומעקב אחריהן  

ז. קישוריות עם מודול הנהלת חשבונות: עדכון פעולות בנק בכרטיסי החשבון הרלוונטיים  

ח. קישוריות עם תת-המודול גבייה  

ט. הפקת שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים 

• שיקים לפירעון 
• שיקים שנפרעו 
• שיקים חוזרים 
• הפקדות לתקופה 
• התחשבנות עם חברות אשראי )תקבולים באמצעות כרטיסי אשראי, עמלות לחברות כרטיסי אשראי(. 

3.2.4 מודול ספקים ונותני שירותים

להלן פירוט מרכיביו של מודול זה:  

א. ניהול כרטיסי ספקים/נותני שירותים מאושרים 

• ריכוז מידע על הספק (מספר הח"פ - החברה הפרטית מס' הטלפון, פרטי חשבון הבנק, הכתובת, אחוז הניכוי במקור, תוקף האישור) 
• בדיקת קיומם של אישורים ותוקפם (אפשרות להגדיר כי אי אפשר לפתוח כרטיס ספק/לשלם למי שאין לו האישורים הנדרשים או למי שאין לו פטור מניכוי מס במקור) 
• הגדרת הספקים/נותני השירותים (מורשה, פטור, מלכ"ר). 

ב. ניהול הזמנות מספקים/מנותני שירותים 

על הזמנה לכלול את הפרטים הבאים לפחות: 

• פרטי הספק שההזמנה תופנה אליו (השם המלא, מספר הח"פ, מס' הספק במערכת, אופן העברת ההזמנה) 
• פרטי ההזמנה (פירוט מילולי של השירות/הטובין שהוזמנו, הסעיף התקציבי שבגינו ההזמנה מבוצעת, תנאי התשלום, 11 פרטי הנחה במקרה שניתנה, הסכום ליחידה והסכום הכולל, הסכום לפני מע"ם והסכום לאחר מע"ם, פרטי הגורם המזמין (פרטי בית הספר), מקום לחתימה 
• סטטוס הזמנה (פתוחה ונשלחה לספק, סגורה, מבוטלת)
• קישור לחשבוניות שנקלטו בגין כל הזמנה. 

ג. קישור מודול הספקים/נותני השירותים למודול הנהלת החשבונות 

המערכת תאפשר עדכון אוטומטי של כרטיסי הספקים/נותני השירותים במערכת הנהלת החשבונות בכל פעילות עם ספקים/עם נותני שירותים (הזמנה, קבלת חשבונית, תשלום חשבונית, התאמות).  

ד. קישור מודול הספקים/נותני השירותים למודול התקציב 

הקישור נועד לצורך שריון תקציבי בעת יצירת הזמנה בתת- המודול ספקים ונותני השירותים וסגירתו בעת ביצוע תשלום לספקים/לנותני שירותים.
המערכת תאפשר ביטול שריון תקציבי (למשל במקרה של ביטול הזמנה), וכן שחרור של יתרת השריון במקרה שסכום התשלום קטן מסכום השריון (סגירת הזמנה).  

ה. ניכוי מס במקור 

המערכת תאפשר לבצע ניכוי מס במקור לספקים שאין להם פטור מניכוי מס במקור ולהפיק אישורים ודוחות בהתאם.  

ו. שאילתות ודוחות תפעוליים וניהוליים 

המערכת תאפשר את ביצוע השאילתות ואת הפקת הדוחות האלה: 

• ניהול מעקב אחר יתרות ספקים/נותני שירותים 
• הנחות מספקים/מנותני שירותים 
• מעקב אחר תשלומים לספקים/לנותני שירותים
• יתרות כרטיסי ספקים/נותני שירותים 
• הזמנות לפי פריטים 
• הזמנות לפי ספקים/נותני שירותים והסטטוס שלהם
• מעקב אחר הזמנות 
• יתרת הזמנות פתוחות
• הוצאות (חשבוניות) שבוצעו ללא הזמנה מראש. 

ז. הפקת שיקים ממוחשבים  

המערכת תאפשר הפקת שיקים ממוחשבים. 
ח. תשלומים לספקים באמצעות מס"ב (העברה בנקאית). 

3.2.5 כרטיס תלמיד/בית אב 

המערכת תאפשר לכל בית אב/תלמיד צפייה בחיובים/ בתקבולים/ בזיכויים שהיו במהלך השנה. הכרטיס יציג את כל בני המשפחה ויכלול את כל האירועים הכספיים שחלו עליהם וכן את כל פרטי המשפחה והתלמיד. 

3.2.6 מודול דוחות ושאילתות

א. המערכת תאפשר להפיק, נוסף לדוחות ולשאילתות שפורטו בגוף המסמך, גם את הדוחות האלה: 

1. דוחות כספיים
   • מאזן בוחן 
   • מאזן תנועות 
   • מאזן 
   • דוח רווח והפסד
   • דוח תזרים מזומנים 
2. דוחות השוואתיים: ביצוע חיתוכים שונים תוך השוואת הנתונים לנתוני שנים קודמות 
   • דוח מע"ם
   • דוח ניכוי במקור 
   • אינדקס
   • דוח גיול חובות (ממשק עם מודול גבייה)
3. דוחות בקרה חשבונאית, לבדיקת יתרות במערכת הנהלת החשבונות 
   • בדיקה אם כרטיסי ספקים/נותני שירותים הם ביתרת חובה (יתרת הספקים/נותני השירותים אמורה להיות בזכות או ביתרת אפס)
   • בדיקה אם כרטיסי התלמידים הם ביתרת זכות (יתרת כרטיסי תלמידים אמורה להיות בחובה או ביתרת אפס)
   • בדיקה אם כרטיסי המוסדות הם ביתרת חובה 
4. דוחות בקרת נתונים לשם בקרת תקינות הנתונים
   • שדה אחוז הניכוי במקור לספקים/לנותני השירותים 
   • שדה הפחתות חיוב.

ב. המערכת תאפשר לבצע שאילתות לפי פרמטרים שונים: 
שם התלמיד, מס' תעודת הזהות של התלמיד, מס' תעודת הזהות של ההורה, הכיתה, השכבה, קבוצות הלימוד, המגמה, בתי האב, התאריכים ועוד. 
ג. המערכת תאפשר להפיק דוח מאזן להורים (חשבון הורים בלבד)
המערכת תייצא דוח כספי להורים פעמיים בשנה (באמצעה ובסופה), כנדרש על פי תקנות לימוד חובה (ייעוד כספי תשלומים), התשס"ה-2004 ועל פי הנחיות משרד החינוך וחוזרי המנכ"ל המתפרסמים מעת לעת. הדוח יכיל פירוט מלא אודות 13 ההכנסות, ההוצאות והיתרות בחשבון תשלומי ההורים, בפירוט לפי שכבות הגיל וסעיפי הגבייה. 
ד. המערכת תאפשר להפיק את כל הדוחות הנ"ל לפי תאריך אסמכתא ותאריך ערך.