נוהל אחסון וגיבוי חומרי פיתוח בשירותי אחסון בענן – לספקי מכרז למידה מרחוק

במסגרת הפעלת שירותי מכרז למידה מרחוק וכחלק מדרישות משרד החינוך, הספקים נדרשים לגבות ולשמור בסיום פיתוח הפרויקט את כל החומרים שפותחו (קורסים, לומדות, סרטונים, שידורים וכיו"ב). החומרים ישמרו בשירותי אחסון  בענן  (ענן לומדות וענן שידורים) של משרד החינוך ובפלטפורמות הנדרשות*. בתהליך האפיון של הפיתוח יוגדר מראש באיזה מהעננים או ערוצי היוטיוב יגובו חומרי הפיתוח.

חומרי הפיתוח ישמרו בשירותי האחסון בענן בגרסה הסגורה. כל הקבצים הפתוחים וחומרי הגלם יישמרו אצל הספק לכל מהלך תקופת המכרז (ובמהלך שבע שנים). החומרים לא יימחקו משרתי הספק לפני קבלת אישור מהמשרד.

1.1. שירותי האחסון בענן

קיימים שני שירותי אחסון מרכזיים בהם מגובים חומרי פיתוח:

1.1.1. ענן לומדות - מכיל חומרים שפותחו עבור קורסים ולומדות.
1.1.2. ענן שידורים - מכיל תכנים של שידורים והקלטות (מערכת השידורים הלאומית, אקדמיה ברשת, הקלטות, כנסים ועוד).

1.2. יוטיוב משרד החינוך

• במשרד החינוך קיים ערוץ יוטיוב ראשי. תחת הערוץ הראשי קיימים תתי ערוצים נוספים בהם mooc במערכת החינוך, אקדמיה ברשת, מערכת שידורים לאומיים, כנסים ועוד.
• ערוץ היוטיוב אינו מהווה תחליף לשירותי האחסון, כל הסרטים המועלים ליוטיוב ישמרו גם בענן לומדות או בענן שידורים.

1.3. קיטלוג בקטלוג פנימי

רישום התוצר בפלטפורמה ייעודית ( עתידי, יעודכן בהמשך).

2.1. חומרים ליוטיוב

כל פורמט של סרט (אנימציה, סרטון, שידור וכד') יועלה על ידי הספק לאחד מערוצי היוטיוב של המשרד. בחירת הערוץ תעשה על ידי מנהל הפרויקט בתיאום עם הספק. יש להעלות ולקשר סרטונים שפותחו במסגרת התפוקה רק לערוצי יוטיוב המנוהלים ע"י המשרד.

2.2. הרשאות ליוטיוב

• העלאת הסרטים לערוץ שנקבע תתאפשר רק לאחר שהספק דאג לקבל לכך הרשאה  (במידה ויש  לספק נציגים מורשים אין צורך לקבל הרשאה נוספת).
• לכל ספק ניתנת אפשרות להרשאה אחת עבור כל אחד מערוצי היוטיוב. לקבלת הרשאות מתאימות על הספק לפנות למייל: akademya_bareshet@education.gov.il
• בפניה יש לפרט ולכלול: שם ספק,  מייל ארגוני, שם פרטי ומשפחה, מספר נייד, צילום מסך של אימות דו שלבי ואת שם הערוץ אליו נדרשות ההרשאות.
• על הספק ליידע את המשרד לגבי הרשאות שאין לו צורך בהן או כאשר נציג הספק הפסיק את תפקידו, על מנת שניתן יהיה להסיר את ההרשאות.
• אין להעביר את פרטי ההרשאות לגורם אחר זולת הגורם לו ניתנה ההרשאה.

3.1. חומרי הפיתוח המגובים - החומרים המפותחים שיועלו ויגובו בשרתים, כוללים את החומר הסופי שפותח עבור הפרויקט.

3.2. החומרים שיועלו ויגובו בענן לומדות: 

• סרטוני מקור שפותחו עבור הפרויקט בפורמט mp4
• כתוביות SRT של סרטוני המקור
• מצגות מקור
• סימולציות
• לומדות
• תכני רכיבי מדיה שאינם יושבים בשרת (לדוגמה: ג'ניאלי) יגובו כמצגת / מסמך וורד (כולל חלופה נגישה).
• קבצי אודיו

3.3. החומרים שיועלו ויגובו בענן שידורים:

• קבצי מקור של הסרטון שפותח בפורמט mp4 של סרטים שפותחו עבור אקדמיה ברשת
• קובץ כתוביות SRT

3.4. הרשאות לספקים

• הספק יקבל הרשאה לשירותי הענן, (לומדות / שידורים) עבור גורם מטעמו. האישור ישמש את הנציג עבור כל הפרויקטים של הספק (במידה ויש לספק נציגים מורשים לשירותי ענן של המשרד אין צורך לקבל שוב).
• הספק יפנה במייל ל akademya_bareshet@education.gov.il בבקשה לאישור  הנציג וקבלת הרשאה עבורו. (בתיאום עם מנהל הפרויקט).
  הפנייה תכלול:
  • שם שירות הענן המבוקש (שידורים / לומדות) ופרטי איש הקשר כולל ציון של אישור העסקה.
  • טפסים מלאים עבור הנציג : טופס שמירת סודיות ובקשה ליצירת יוזר
  
  
• לאחר קבלת אישור מהגורמים הרלוונטיים במשרד, ייווצר יוזר משרדי שישמש להתחברות לתיבת דואר אישית. במקביל ייווצר (נכון להיום) גם יוזר מקביל לשירותי הענן ופרטיו יישלחו לתיבה האישית.
• נציג הספק ייכנס לשירות האחסון המבוקש באמצעות היוזר ויבצע את הגיבויים.
• על הספק ליידע את המשרד לגבי הרשאות שאין לו צורך בהן או כאשר נציג הספק הפסיק את תפקידו, על מנת שניתן יהיה להסיר את ההרשאות. הפנייה תעשה למייל akademya_bareshet@education.gov.il 

4.1. שמירה וגיבוי בשירות ענן ללומדות

4.1.1. שמות התיקיות והקבצים יהיו באנגלית.

4.1.2. יש לשמור קבצים בתיקיות באופן אחיד בדרך הבאה:

תיקיית ספק – לכל ספק ישנה תיקייה ייעודית, בתוכה תיקיות תחום דעת (רשימת תחומי הדעת) וכן תיקיית 'אחר' (בה יגובו קבצים שאינם נכללים באחד מתחומי הדעת).
בכל תיקיית תחום דעת יהיו תיקיות לפי שכבות גיל (לדוגמה באנגלית, תיקייה ליסודי בשם Elementary School. תיקייה לחט"ב בשם Middle School ותיקייה לחט"ע בשם High School).

בתיקייה שכבת גיל לכל פרויקט תהיה תיקייה עם שם הפרויקט ובה תיקיות משנה:

• • תיקייה בשם video  לסרטוני הפרויקט ( לצורך גיבוי).
  • תיקייה בשם media לרכיבי מדיה אחרים שאינם סרטונים.
  • לומדות, קבצי סאונד סימולציות או חומר נלווה כמו מצגות וכדומה.
    כל קובץ יקבל שם המתאר את המהות שבו.
    ***  בתוך תיקיית video / media ניתן לפתוח תיקיות משנה לפי צורך - לדוגמה:  קבצי סאונד בתוך תיקיית media
    
    

  4.1.2.1. לאחר סיום הגיבוי:

  • • • ניתן ליצור קישור לחומרים שעלו לענן לומדות ולשבץ אותו ביחידה שפותחה.
      • אין לשנות שמות קבצים או למחוק קבצים קיימים, או לשנות מיקום קובץ.
      • יש לספק למנהל הפרויקט מטעם משרד החינוך את הנתיב בענן לחומרים +  צילום מסך של תוכן התיקיה בשרת.

  תרשים - אופן הקיטלוג בשירותי האחסון בענן:

  

  תאור התרשים:

  • שם ספק (אלנט/מתודיקה/מט"ח)
    • תחום דעת (היסטוריה חמ"ד)
      אחר (קורסי מדף)
      • שכבת גיל (יסודי, חט"ב, חט"ע, מורים)
        • שם פרויקט (ממיר בגרות היסטוריה חמ"ד)
          • video
          • media
      
      

שמות התיקיות והקבצים יהיו באנגלית. יש לשמור קבצים בתיקיות באופן אחיד בדרך הבאה:

• נציג הספק פונה ל akademya_bareshet@education.gov.il לקבלת קוד לסרטון.
• שם הקובץ (ב SRT וב mp4) יהיה כמספר הקוד בצירוף דוגמא לשם קובץ.

4.3. רישום הסרטונים בערוצי היוטיוב

• כל סרטון יקבל שם המתאר בקצרה את תוכנו (מומלץ כי השם יהיה קצר ובר חיפוש).
• הסרטונים יפורסמו במצב "לא רשום" אלא אם הוגדר אחרת על ידי המזמין.
• הגדרות נוספות לסרטון, כגון: התאמה לילדים, תגיות, שפת סרטון, קטגוריה, יצירת רמיקס של Shorts, אפשרות לתגובות ודירוגים, הצגת מספר לייקים וכיו"ב, יש לעדכן בתיאום עם מנהל הפרויקט.
• סרטונים מאותו פרויקט יאוגדו לפלייליסט אחד שיקרא בשם הפרויקט.
• במידה ומנהל הפרויקט מעוניין, ניתן להוסיף בשורת התיאור של הסרטון ובפלייליסט טקסט תיאור קצר והפנייה למידע נוסף בפורטל.
• קישור לסרטונים ולפלייליסט יישלח לנציג היחידה המזמינה ומנהל הפרויקט מטעם חטיבת התקשוב.
• באחריות הספק להקפיד כי כל הסרטונים המועלים לערוצי היוטיוב של משרד החינוך נגישים והוסדרו זכויות היוצרים.

לקובץ הנוהל המלא